Des notes de rendez-vous à une proposition d'une page

Les notes de départ (fictives)

RDV avec Mme Durand, directrice d’un cabinet de kinésithérapie de 12 personnes

• Planning des interventions géré sur papier et un tableau partagé, deux retards par semaine en moyenne
• Les secrétaires recopient le planning chaque soir
• Besoin : un planning partagé simple, adopté par toute l’équipe, en place en septembre
• Budget évoqué : entre 3 000 et 4 000 €
• Elle veut éviter un nouveau logiciel que personne n’utilise
• Équipe peu à l’aise avec l’informatique (sauf Karim, le plus jeune)
• Elle a demandé une proposition d’ici vendredi
• Contrainte : pas de formation sur les heures de consultation

Réponse obtenue (brute, non retouchée)

Proposition : mise en place d’un planning partagé, Cabinet de Mme Durand

Contexte. Le cabinet, composé de douze personnes, gère aujourd’hui son planning sur papier et sur un tableau partagé, ce qui provoque en moyenne deux retards par semaine et oblige les secrétaires à recopier le planning chaque soir. Vous souhaitez un planning partagé simple, adopté par toute l’équipe, en place en septembre, sans ajouter de logiciel que personne n’utiliserait.

Livrables.

1. Un état des lieux du fonctionnement actuel du planning (qui le consulte, quand, avec quelles erreurs).
2. Une solution de planning partagé choisie avec l’équipe, paramétrée et documentée, accompagnée d’un guide d’une page pour chaque métier du cabinet.
3. Un suivi de deux semaines après la mise en place, avec mesure du nombre de retards.

Calendrier.

1. Semaine 1 : observation et entretiens avec l’équipe, en dehors des heures de consultation.
2. Semaines 2 à 3 : choix et paramétrage de la solution, test avec deux ou trois personnes volontaires.
3. Semaine 4 : déploiement, prise en main en petits groupes, puis suivi de deux semaines.

Prix. [Fourchette à valider par vous.] Le budget évoqué lors du rendez-vous se situe entre 3 000 et 4 000 €. Je n’ai pas fixé de tarif ; indiquez-moi votre méthode de facturation (forfait ou temps passé) si vous souhaitez que je rédige cette section.

Conditions à préciser. Modalités de paiement, propriété des documents produits, coût éventuel de l’outil choisi (abonnement), disponibilité des équipes pour les entretiens, date de validation de la proposition.

Informations que j’ai dû supposer.

• Que le calendrier court sur environ quatre semaines pour une mise en place en septembre : la date de départ n’est pas précisée.
• Que la solution est choisie parmi des outils existants et non développée sur mesure.
• Que le suivi de deux semaines est inclus : rien dans vos notes ne l’indique.
• Que le client accepte que les entretiens aient lieu hors des heures de consultation, conformément à la contrainte notée.
• Que « Karim » n’a pas de rôle formel dans le projet : je ne l’ai pas cité.

Après relecture : ce que nous avons contrôlé

• Le prix est resté vide, comme demandé. C’est le point le plus important : l’assistant a refusé d’inventer un tarif et a rappelé le budget évoqué.
• Plusieurs engagements sont des suppositions de l’assistant : le suivi de deux semaines, le calendrier de quatre semaines. Chacun est listé en fin de texte, ce qui permet de les valider ou de les retirer avant l’envoi.
• La date de la proposition (« d’ici vendredi ») n’apparaît pas dans le texte : à ajouter.

Ce que montre cette démonstration

L’assistant transforme des notes en document, mais ce document vous engage : calendrier, livrables et conditions sont les vôtres. La liste des informations supposées en fin de réponse est la partie la plus utile : elle indique ce qu’il faut confirmer avant d’envoyer.