Ce que l'IA fait vraiment avec des chiffres

Tout de suite, vous allez faire calculer une somme à un assistant, puis la recalculer vous-même : c’est la plus petite expérience qui montre quand on peut se fier à lui avec des chiffres.

Avant de commencer (30 secondes). Quand vous collez douze nombres dans un assistant et que vous lui demandez leur somme, vous attendez-vous à une réponse juste ? Notez oui, non, ou « parfois ».

Votre premier essai, tout de suite

Dans votre tableur, écrivez douze nombres dans une colonne (inventés ou tirés d’un tableau sans donnée sensible) avec des décimales, comme 1 249,90 ou 87,35. Collez-les dans la conversation et demandez : « Donne-moi la somme, la moyenne et le plus grand nombre. Dis-moi si tu as calculé avec du code ou si tu as estimé. » Recalculez ensuite avec la fonction SOMME de votre tableur et comparez les trois résultats.

Que le résultat soit juste ou faux, il est instructif : un assistant qui exécute du code calcule ; un assistant qui estime peut se tromper avec aplomb. La suite du chapitre explique comment savoir lequel des deux vous répond.

Maintenant, questionnez-le. Demandez : « Comment as-tu obtenu ce résultat, étape par étape ? Qu’est-ce qui peut t’avoir fait te tromper ? ». Comparez son explication avec ce que vous avez constaté.

Ce que ce chapitre vous apprend

Vous avez un export de ventes, un relevé de dépenses ou un tableau de présences, et une question simple : combien, où, pourquoi ? Un assistant d’IA peut vous répondre en deux minutes. Il peut aussi vous répondre faux, avec le même aplomb. Tout ce chapitre sert à savoir quand on peut lui faire confiance et pourquoi, avant de lui confier le moindre fichier.

À la fin, vous saurez distinguer les deux façons dont un assistant traite un tableau, repérer laquelle il utilise, et appliquer un contrôle de trois chiffres qui coûte cinq minutes et évite les erreurs coûteuses.

Cette formation suppose que vous savez déjà écrire une demande claire et que vous avez fait le tour des règles de base de la vérification et de la confidentialité (voir la formation « IA, débutant complet »). Nous ne les répétons pas : nous les appliquons aux chiffres.

Pourquoi un assistant se trompe sur les chiffres

Un assistant génératif ne « calcule » pas comme une calculatrice. Il produit, mot après mot, la suite la plus probable d’un texte. Quand vous lui donnez une addition courte, la suite la plus probable est presque toujours la bonne. Quand vous lui donnez une colonne de 400 montants à additionner, la suite la plus probable est un nombre qui ressemble à un total : le bon ordre de grandeur, les bons derniers chiffres parfois, mais pas forcément le bon résultat.

Ce défaut n’a rien d’accidentel. Il est lié à la façon dont ces outils fonctionnent. Il explique trois comportements que vous allez rencontrer :

• Le total plausible mais faux. L’écart peut être de quelques euros, ce qui le rend invisible à l’œil.
• Le calcul « de tête » présenté comme un calcul. L’assistant écrit « total : 18 742,50 € » sans avoir rien additionné.
• La cohérence de façade. Si vous lui demandez de vérifier son propre total, il peut le confirmer, parce que confirmer est la suite la plus probable.

La bonne nouvelle : les assistants actuels savent aussi faire autre chose, qui règle l’essentiel du problème.

Les deux façons de traiter un tableau

Il existe deux modes de travail, et la différence entre les deux est la clé de toute cette formation.

Le mode « calcul » n’est pas magique. Le programme écrit par l’assistant peut contenir une erreur de logique : il additionne la mauvaise colonne, traite « 12,50 » comme du texte, ou ignore les lignes dont la date est mal écrite. Mais cette erreur est vérifiable, parce que les étapes sont écrites. Dans le mode « lecture », il n’y a rien à vérifier : seulement une réponse.

Vérifié à l’automne 2026 : les deux grands assistants grand public disposent du mode « calcul ». Dans ChatGPT, la fonction d’analyse de données accepte des fichiers de tableur (CSV, Excel), exécute du code Python pour calculer et produire des graphiques, et cet environnement ne peut pas faire de requêtes vers Internet (aide OpenAI sur l’analyse de données dans ChatGPT, recoupée avec des guides universitaires d’utilisation). Chez Claude, la fonction de création et d’édition de fichiers, réglable dans les paramètres sous « Capacités » (le libellé exact varie selon la version : « Exécution de code et création de fichiers » ou « Créer et modifier des fichiers »), permet de traiter des fichiers CSV et TSV, de produire des graphiques au format image PNG et de créer des fichiers Excel, Word, PowerPoint et PDF. Les fichiers envoyés ou reçus sont limités à 30 Mo (aide Anthropic, recoupée avec la presse spécialisée au lancement de la fonction). Elle est activée par défaut sur les offres gratuite, Pro et Max. Les menus, les noms et les limites changent : regardez dans les paramètres de votre version, et ne comptez pas sur ces chiffres sans les revoir.

Comment savoir quel mode votre assistant a utilisé

Ne supposez pas : demandez et regardez.

1. Posez la question de façon explicite : « As-tu exécuté du code pour obtenir ce résultat, ou l’as-tu estimé en lisant le tableau ? » Un bon assistant répond honnêtement. Ne vous contentez pas de la réponse : regardez aussi si une zone de code ou d’analyse est apparue.
2. Demandez la méthode : « Décris étape par étape comment tu as obtenu ce total (colonnes utilisées, filtres, lignes exclues). » Si la description est vague, méfiance.
3. Demandez le nombre de lignes lues : « Combien de lignes as-tu prises en compte ? » Si le fichier en contient 1 200 et que l’assistant en a lu 400, vous le saurez tout de suite.

Cette troisième question est la plus utile. Un fichier trop volumineux ou mal structuré peut être lu seulement en partie, sans qu’aucun message ne le dise.

Ce que l’IA fait bien avec vos données

Quand elle travaille en mode « calcul » et que vous la dirigez, une IA est excellente pour :

• Décrire un fichier : combien de lignes, quelles colonnes, quels types de valeurs, quelles plages de dates.
• Repérer des anomalies : doublons, cellules vides, montants négatifs inattendus, dates impossibles, orthographes différentes du même client.
• Regrouper et totaliser : par mois, par produit, par canal, par région.
• Comparer deux périodes et dire ce qui a bougé.
• Proposer des questions que vous n’aviez pas pensé à poser.
• Écrire les formules de tableur et les expliquer en langage courant (voir le chapitre sur les formules).
• Rédiger la synthèse : un paragraphe qui dit ce que montrent les chiffres, une fois que les chiffres sont fiables.

Ce qu’elle fait mal, ou dangereusement

• Les calculs de tête sur de longues séries, déjà évoqués.
• L’interprétation sans contexte. Une colonne « Montant » peut être TTC ou HT, en euros ou en centimes. L’assistant devine, et il devine parfois mal.
• Les formats régionaux. « 03/04/2026 » est le 3 avril en France, le 4 mars dans d’autres pays. « 1.234,50 » et « 1,234.50 » se lisent différemment. Un export venu d’un logiciel étranger est un piège classique.
• La causalité. « Les ventes ont baissé quand vous avez changé de prix » ne dit pas que le prix en est la cause. L’assistant propose volontiers une explication, présentée comme un fait.
• Les petits échantillons. Trente lignes ne permettent pas de conclure sur une tendance, mais l’assistant rédigera quand même une conclusion.
• L’absence de doute. Il fournit rarement une marge d’erreur ; c’est à vous de la demander.

La règle des trois chiffres

C’est le contrôle de base, à appliquer à chaque analyse avant d’utiliser un résultat.

1. Un total que vous connaissez déjà. Dans tout fichier, il existe un chiffre dont vous avez l’ordre de grandeur ou la valeur exacte : le chiffre d’affaires du mois que vous voyez dans votre logiciel de facturation, le nombre de commandes, le solde du compte. Demandez ce total à l’assistant et comparez.
2. Un calcul refait à la main sur un petit sous-ensemble : une seule ligne, un seul client, un seul jour. Ouvrez le fichier, filtrez, additionnez avec le tableur.
3. Un nombre de lignes. Le nombre de lignes lues doit être égal au nombre de lignes du fichier (moins l’en-tête, moins les lignes volontairement exclues).

Si les trois concordent, la suite de l’analyse est probablement bonne. Si l’un échoue, ne continuez pas : cherchez pourquoi (colonne mal lue, lignes sautées, format de date). Corriger tôt coûte une minute ; corriger après avoir bâti un rapport sur un mauvais total coûte une soirée et une part de votre crédibilité.

Un exemple suivi : la torréfaction

Dans toute la formation, nous suivons un exemple fictif : un petit torréfacteur qui vend du café en ligne et sur un marché. Son export de commandes contient environ 1 200 lignes par trimestre, avec les colonnes date, numéro de commande, client, produit, quantité, prix unitaire, remise, canal (site ou marché). Les chiffres sont inventés pour l’exercice ; vous les remplacerez par les vôtres.

Sa première demande, mal posée : « Combien j’ai vendu ce trimestre ? » L’assistant répond un montant. Quel montant ? Avant ou après remise ? Avec ou sans les commandes remboursées ? Il a choisi pour lui, sans le dire.

Sa demande corrigée, avec les trois chiffres de contrôle intégrés :

Voici l'export de mes commandes du trimestre (fichier joint).

1. Dis-moi combien de lignes contient le fichier et quelles colonnes
   tu as repérées, avec le type de chaque colonne.
2. Calcule le chiffre d'affaires du trimestre = somme de
   (quantité × prix unitaire − remise) pour toutes les lignes.
   Précise si tu as exclu des lignes et lesquelles.
3. Donne le détail par mois.
4. Écris la méthode utilisée, étape par étape, pour que je puisse la
   vérifier.

Ne devine pas : si une colonne est ambiguë, pose-moi la question.

Cette demande prend trente secondes à écrire (et vous la garderez comme modèle). Elle force le mode « calcul », fait annoncer le nombre de lignes, impose la définition du chiffre d’affaires et demande la méthode.

Tâche type : de 40 minutes à 10 minutes

Le travail : obtenir le chiffre d’affaires par produit sur un export d’environ 1 200 lignes, avec un contrôle.

• À la main : construire un tableau croisé dans le tableur, nettoyer les noms de produits écrits de deux façons, vérifier les totaux : de l’ordre de 40 minutes pour quelqu’un qui connaît son tableur, bien plus pour qui le pratique peu.
• Avec l’assistant en mode « calcul » : la demande ci-dessus, la relecture de la méthode et la règle des trois chiffres : de l’ordre de 10 minutes.

Ces durées décrivent un cas comme celui-ci, chez quelqu’un qui a déjà son modèle de demande. Elles ne se promettent pas : mesurez les vôtres (voir le chapitre final de la formation pour la méthode de mesure).

Modèle à copier : le préambule d’analyse

Mettez ce bloc au début de toute analyse de fichier. Il règle les risques décrits plus haut.

Règles pour cette analyse :
- Travaille uniquement à partir du fichier joint. N'utilise aucune
  donnée extérieure.
- Utilise du calcul exécuté sur le fichier, pas une estimation. Si tu
  ne peux pas exécuter de calcul, dis-le avant de répondre.
- Au début, indique le nombre de lignes et de colonnes lues.
- Indique toujours les lignes exclues et pourquoi.
- Quand une colonne est ambiguë (unité, taxe, format de date), pose la
  question au lieu de choisir.
- Termine chaque réponse par la méthode utilisée en trois à cinq
  lignes.

Un assistant qui a exécuté du code ne vous garantit rien. Il vous donne seulement quelque chose à vérifier, ce qui est déjà mieux qu’une réponse sans trace.

Exercice

Durée : 30 minutes. Résultat : un test de fiabilité de votre assistant sur vos propres chiffres.

1. Choisissez un fichier de chiffres que vous connaissez bien : un export de ventes, de dépenses, de présences. Anonymisez les noms de clients ou de salariés si nécessaire.
2. Notez d’abord, sans l’assistant, trois valeurs de contrôle : le nombre de lignes, un total que vous connaissez, et le résultat d’un calcul sur une seule ligne ou un seul jour.
3. Joignez le fichier avec le préambule d’analyse ci-dessus et posez une question de total.
4. Comparez avec vos trois valeurs. Si l’un des trois diffère, demandez à l’assistant de reprendre sa méthode et notez la cause de l’écart.
5. Refaites le même test en collant une partie du tableau directement dans la conversation, sans joindre le fichier, et comparez la fiabilité.

Critère de réussite : vous savez dire, pour votre assistant et votre type de fichier, dans quel mode il travaille, et vous avez une note écrite de l’écart éventuel avec vos valeurs de contrôle.

Si cela ne marche pas : si l’assistant ne dit pas comment il a calculé, demandez-lui expressément s’il a exécuté un calcul sur le fichier et sur combien de lignes. Si l’écart avec vos valeurs de contrôle persiste, ne cherchez pas à corriger la réponse : notez la cause probable (lignes lues en partie, colonne mal reconnue, format de date) et préparez le fichier avant de réessayer. Si l’une de vos trois valeurs de contrôle est elle-même fausse, refaites-la avec le tableur : c’est lui qui fait foi.

Ce que vous savez maintenant

Répondez de mémoire aux quatre questions, puis vérifiez avec les points qui suivent.

1. Pourquoi un total « de tête » donné par un assistant est-il une estimation ?
2. Quel mode retient-on pour les totaux, et pourquoi ?
3. Quelles trois questions révèlent le mode utilisé ?
4. En quoi consiste la règle des trois chiffres ?

Points à retenir :

• Un assistant produit du texte plausible : un total « de tête » est une estimation, pas un calcul.
• Le mode « calcul » (code exécuté sur votre fichier) est le seul à retenir pour les totaux, et il se contrôle parce qu’il laisse une trace.
• Trois questions révèlent le mode utilisé : l’avez-vous exécuté, comment, sur combien de lignes.
• La règle des trois chiffres (un total connu, un calcul à la main, un nombre de lignes) se fait avant toute utilisation d’un résultat.
• Les noms et les limites des fonctions d’outil changent : appuyez-vous sur la méthode, pas sur les menus.

Quand allez-vous le faire ?

Écrivez une phrase : « Le [jour], avant de reprendre dans un document un total donné par l’assistant, je le recalcule avec mon tableur. » Le déclencheur est le copier-coller du chiffre : c’est à ce moment qu’une erreur sort de la conversation.

La suite

Le chapitre suivant montre comment préparer un fichier avant de le confier à l’assistant : nettoyer les en-têtes, repérer les doublons et les formats de date, décider ce qu’on anonymise. Viennent ensuite la manière de poser les bonnes questions à un fichier, l’usage de l’assistant pour écrire des formules de tableur, puis les graphiques, la synthèse et une routine d’analyse que vous pouvez refaire chaque mois.